Wet Open Overheid

Inleiding
De Wet Open Overheid (Woo) regelt het recht van inwoners op informatie van de overheid. De hoofdonderdelen van de Woo zijn passieve openbaarmaking, actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Deze onderdelen worden hierna besproken.

Artikel 3.5 van de Woo schrijft voor dat een bestuursorgaan jaarlijks in de begroting aandacht moet besteden aan beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag moet doen van de uitvoering van de Woo. Deze paragraaf is een invulling van die verplichting.

Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking betekent openbaarmaking van documenten op verzoek van iemand; de zogenaamde Woo-verzoeken. In 2024 zijn bij het college tot op heden 43 Woo-verzoeken ingediend. 4 Woo-verzoeken zijn ingediend door organisaties, 39 Woo-verzoeken zijn ingediend door private personen. Jaarlijks wordt de gemeenteraad geïnformeerd met een collegebrief over de afhandeling van deze verzoeken.

Actieve openbaarmaking
De Woo heeft diverse categorieën informatie aangewezen die bestuursorganen uit zichzelf openbaar moeten maken (actieve openbaarmaking). Dit wordt gefaseerd ingevoerd. Wij volgen hierbij de landelijke fasering van de Rijksoverheid. Op dit moment heeft de gemeente al een inspanningsverplichting om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken (artikel 3.1 Woo).
Een aantal categorieën informatie maken we nu al openbaar. Naast de organisatiegegevens van de gemeente (bijv. het organogram), gemeentelijke regelgeving, vergaderstukken en audioverslagen van de raad, besluitenlijsten van de vergaderingen van het college, adviezen van de welstandscommissie, het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie, het jaarverslag klachten en de begroting, maken we ook de agenda’s van de vergaderingen van het college openbaar, een subsidieregister en alle besluiten op Woo-verzoeken, samen met de openbaar gemaakte documenten.

Verbetering van de informatiehuishouding
De Woo bevat een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft voor dat er maatregelen worden getroffen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Deze algemene zorgplicht is overgenomen uit de Archiefwet, met de gedachte dat het recht op toegang tot publieke informatie niet geldend kan worden gemaakt als de betreffende documenten in een staat verkeren waarin ze feitelijk niet raadpleegbaar zijn. Om aan deze algemene zorgplicht te voldoen hebben wij onderstaande stappen gezet.

Projectteam “Digitale Transparante Overheid”
In het kader van de implementatie van de Woo hebben wij in het najaar van 2021 samen met de gemeente Heemstede het projectteam “Digitale Transparante Overheid” ingesteld. Dit projectteam heeft allereerst de veranderingen die de Woo met zich mee brengt in kaart gebracht. Zo heeft het projectteam geïnventariseerd welke categorieën informatie wij straks verplicht actief openbaar moeten maken, welke categorieën al openbaar worden gemaakt en welke categorieën wij op korte termijn openbaar kunnen maken. Er is gekeken naar het ontsluiten van deze informatie via PLOOI. Dit had een landelijk digitaal platform moeten worden waar de informatie van alle gemeenten terecht moest komen. De nationale ontwikkeling van PLOOI is stop gezet en er wordt gekeken naar een eenvoudiger platform. Vooruitlopend op een landelijk nationaal platform (en vooruitlopend op de actieve openbaarmakingsverplichtingen) is besloten om openbaar gemaakte documenten n.a.v. Woo-verzoeken reeds te publiceren op de open-data website. Op deze manier zijn de openbaar gemaakte documenten ook daadwerkelijk voor iedereen te raadplegen. Daarnaast is het digitaal indienen van Woo-verzoeken via een webformulier mogelijk gemaakt.

Woo-contactpersonen
Zowel het college, de burgemeester als de raad hebben Woo-contactpersonen aangewezen. Zij beantwoorden vragen van bijvoorbeeld inwoners of journalisten over de beschikbaarheid van publieke informatie. Deze werkzaamheden verrichten ze voor zowel Heemstede als Bloemendaal. De contactgegevens van de Woo-contactpersonen staan op de website van de gemeente. Vanuit het Gemeentefonds zijn Woo-gelden beschikbaar gesteld, waaronder 0,1 fte voor de Woo-contactpersoon waarmee de kosten voor de Woo-contactpersonen zijn gedekt.

Kennisdeling
Een aantal juristen heeft een uitgebreide cursus over de Woo gevolgd. Deze kennis hebben zij doorgegeven aan de medewerkers van Heemstede en Bloemendaal door twee cursussen te geven (De Woo in een notendop). De medewerkers die Woo-verzoeken moeten behandelen zijn op deze manier bekend gemaakt met de wijzigingen die de Woo heeft meegebracht. Ook zijn er verschillende nieuwsbrieven over de Woo op intranet verschenen. Het college, de griffie en het Management Team is over de Woo bijgepraat.