Bedrijfsvoering en Overhead

Zoals onder andere in het collegeprogramma 2022-2026 is verwoord, staan we voor grote opgaven in het fysiek en sociaal domein. Opgaven waarvoor het soms noodzakelijk of wenselijk is om buiten de gemeentegrens samen te werken. In november 2023 is de nota Grip op samenwerking Bloemendaal 2023 vastgesteld en zijn de uitgangspunten geformuleerd om als zelfstandige gemeente waar mogelijk grip te houden op verschillende samenwerkingsverbanden. In 2025 willen we conform die nota werken.

Samenwerking is een essentieel onderdeel van het openbaar bestuur geworden. Burgemeesters, wethouders, gemeentesecretarissen, griffiers en raadsleden maken deel uit van één of meerdere regio’s en netwerken. De vragen op het gebied van onder andere milieu, klimaat, energie, veiligheid, zorg en arbeid vragen om een aanpak van álle betrokken partijen, niet alleen van bestuurders van gemeenten. Voordelen van samenwerking kunnen zijn schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering, risicospreiding, effectiviteit en doelmatigheid.

Met onze schaalgrootte en de grote diversiteit aan verschillende soorten dienstverlening blijven wij voor sommige functies kwetsbaar, zo wordt ook in de benchmark-rapportage aangegeven. We hebben relatief veel ‘1-pitters’. Samenwerken met andere gemeenten kan daarbij uitkomst bieden. Gezien de gespannen arbeidsmarkt is er echter concurrentie tussen gemeenten en bij grotere gemeenten wordt ook meer salaris geboden voor dezelfde type functies. Omdat we op onderdelen al een goede ambtelijke samenwerking met de gemeente Heemstede hebben, is het de moeite waard om te onderzoeken of meer samenwerken bij kwetsbare (en moeilijk vervulbare) functies toegevoegde waarde heeft.

Organisatie

Ontwikkelorganisatie
De gemeente Bloemendaal groeit van een beheergemeente naar een ontwikkelgemeente en dit heeft ook effect op de organisatie. De formatie van de organisatie is de afgelopen jaren hier ook op aangepast. Bij de evaluatie van onze organisatiebeschrijving geven we hier verder invulling aan en bekijken we of en hoe we de organisatiestructuur daar nog beter op kunnen inrichten.

Formatie
De toegevoegde formatie in 2023 en 2024 heeft gemaakt dat we beter toegerust zijn als organisatie op de opgaven en ambities waarvoor we staan als gemeente en heeft de werkdruk beter in balans gebracht zo blijkt ook uit het MTO. Wij blijven de formatie frequent monitoren en indien noodzakelijk bij nieuwe taken volgt een voorstel voor de raad.

Bezetting
Door bestaand personeel te blijven binden en kwalitatief goed personeel aan te nemen houden we de bezetting op orde. Het seniorenplan bereidt ons bij moeilijk vervulbare functies voor op de uitstroom van ervaren medewerkers met veel kennis. Door aankomende vacatures vóór de pensioneringsdatum in te vullen kan een starter op de arbeidsmarkt het vak (versneld) leren van de vertrekkende ‘senior’. Met ruime opleidingsmogelijkheden binden we de mensen aan ons en creëren we ruimte voor ontwikkeling. Het ruime opleidingsbudget (2% van de loonsom) blijft dan ook belangrijk. Diverse toelages gebruiken we om mensen aan te trekken en te behouden.

Wervingskracht op peil houden
We moeten zorgen dat wij structureel zichtbaar zijn en blijven op de arbeidsmarkt. De functie medewerker werving en selectie is binnen de HRM-formatie gerealiseerd. De ondersteuning van een online advertentiebureau wordt volop ingezet. Vooral bij moeilijk vervulbare vacatures is dit van belang. Ons werkgeversmerk zie je terug in onze werving waarbij ontwikkeling een belangrijk onderdeel is. De verwachting is dat we ook in 2025 starters blijven aantrekken op de arbeidsmarkt. Deze starters krijgen een opleidingsprogramma om thuis te raken in het ‘vak’. Het traineeprogramma loopt ook in 2025 door. We hopen dat de 1e groep trainees kan instromen in reguliere vacatures.

Aandacht voor hybride werken
Hybride werken is nu gewoon. Voor de diverse taken is een toereikende en gezonde werkplek beschikbaar. We merken dat vooral jonge (nieuwe) medewerkers behoefte hebben aan direct contact met collega’s en dus werken op kantoor. Mede hierdoor blijven we ‘last houden’ van drukke dagen op kantoor en blijven we kritisch kijken naar benodigde werkplekken en werkvormen. Samenwerken en bereikbaarheid blijven de belangrijkste uitgangspunten bij het hybride werken.

Bevorderen vitale organisatie
Met vitale medewerkers krijg je een vitale organisatie. We zetten ons vitaliteitsbudget voort net als de centraal georganiseerde workshops. Ons huidig arbobeleid en lokale maatregelen verwerken we in een beleidsplan vitaliteit conform artikel 8.8 van de CAO gemeenten.

Medewerkerstevredenheid (MTO)
Het onlangs gehouden MTO (juni 2024) laat een mooie score voor de gemeente als werkgever zien van 7,7. Na het laatste MTO in 2021 hebben we onze aandacht gericht op het beter faciliteren van de interne communicatie door het implementeren van een nieuw intranet. Een ander punt van onze aandacht was het verbeteren van de werkdruk. Op beide punten scoren we in het recent gehouden MTO (juni 2024) aanzienlijk beter dan in de vorige editie. Belangrijkste aandachtspunten n.a.v. MTO 2024 voor 2025 zijn de werkplekken op het raadhuis, de werkomgeving, ontwikkelmogelijkheden van medewerkers en de communicatie vanuit de OR en MT.

Participatie
Samen geven we vorm aan het Bloemendaal van nu én in de toekomst. We zorgen ervoor dat iedereen hier een bijdrage aan kan leveren en bewaken als gemeente altijd het algemeen/maatschappelijk belang.
We bieden inwoners ruimte om zelf initiatieven uit te voeren, maar ook om mee te denken en doen met plannen van de gemeente. We hebben hierbij speciale aandacht voor het betrekken van kwetsbare doelgroepen, zoals jongeren. We zorgen ervoor dat we participatiemiddelen gebruiken die aansluiten op de behoeftes van de doelgroepen.
We werken volgens ons participatiebeleid en stellen vooraf kaders zodat duidelijk is welke ruimte er is om te participeren, waarop en met wat het resultaat daarvan is. In 2025 starten we met het vertalen van het participatiebeleid in een ‘participatieverordening’. Bij initiatieven van inwoners zijn de initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor het initiatief en het betrekken van de omgeving. De gemeente biedt ondersteuning.

Informatievoorziening en ICT
Onze digitale gemeente is sterk ontwikkeld, met nog voldoende kansen om de digitalisering verder te ontwikkelen en te verbeteren. Naast het fysieke contact in de gemeentelijke dienstverlening erkennen we het belang van een digitaal benaderbare en betrouwbare gemeente voor iedereen. De uitwisseling van (digitale) gegevens en het gebruik van de digitale faciliteiten van de gemeente dient goed mogelijk te zijn zonder onderbrekingen in de (digitale) dienstverlening, verlies van data, cyberinbraken of privacy-inbreuk. We willen beschikken over een moderne, veilige en flexibele gemeentelijke informatievoorziening waarin we op een praktische, veilige en maatschappelijk verantwoorde manier innoveren. Activiteiten die dit mogelijk maken zijn georganiseerd langs de 6 dienstverleningsgebieden van Informatievoorziening.

• Informatievisie & digitale innovatie. Maakt de kansen, mogelijkheden, vereisten en risico’s van digitalisering inzichtelijk en regisseert de doorontwikkeling van de digitale gemeente.
• Informatiebeveiliging. Stelt de beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van informatie binnen de gemeente veilig door planvorming, uitvoering van maatregelen en controles.
• Beheer ICT en bedrijfsapplicaties. Levert een toegankelijke digitale werkplekomgeving voor de gemeente door het beheer van ICT en bedrijfsapplicaties te regisseren en uit te voeren.
• Informatiehuishouding. Organiseert de opslag, het beheer en de verstrekking van gemeentelijke informatie en gegevens.
• Data & gegevensmanagement. Geeft zicht op kansrijke datavraagstukken en vertaalt deze naar dataoplossingen voor de gemeentelijke dienstverlening en uitvoering.
• Digitaal vakmanschap. Ontwikkelt de bekwaamheid van de gemeente bij de inzet van digitale middelen.

Ieder jaar stellen we ICT speerpunten vast samenhangend aan deze dienstverleningsgebieden. Soms specifiek op een gebied en vaak integraal over meerder gebieden heen. Voor 2025 zijn de volgende speerpunten urgent:

Grip op de digitale informatiehuishouding
We gaan aan de slag met de digitale informatiehuishouding. Vanuit de informatiehuishouding worden hoge eisen gesteld aan de uitwisseling van gegevens tussen systemen en de overdraagbaarheid van informatie naar het gemeentelijk archief. We stellen richtlijnen op hoe om te gaan met het vastleggen van gegevens, data en documenten, en in het bijzonder wanneer wij verouderde bedrijfsapplicaties uit faseren.

Ook gaan we meer werken onder ons nieuw ontwikkelde Informatiearchitectuur om meer grip te krijgen op de gemeentelijke informatiehuishouding. Met onze informatiearchitectuur leggen we de relaties en samenhang tussen processen, bedrijfsapplicaties en gegevensverzamelingen nader vast. We leggen dit vast in onze processen en in onze bedrijfsapplicaties voor het beheren van ons applicatieportfolio en documentstructuurplan. Alle nieuwe bedrijfsapplicaties en onze werkplekomgeving dienen aan de richtlijnen van onze informatiearchitectuur te voldoen.

Een moderne en veilige digitale werkplekomgeving
We hebben een nieuwe werkplekomgeving aanbesteedt in de markt. Aan de nieuwe werkplekomgeving zijn eisen gesteld als makkelijk digitaal contact maken, eenvoudig delen van informatie, en geautomatiseerde verwerking van gegevens zonder beveiligingsincidenten of datalekken. De komende tijd zal de nieuwe werkplekomgeving in fases uitgerold en door ontwikkeld worden. Dit project is onderdeel van een meerjarig programma waarbij we de ICT omgeving opnieuw aanbesteden op de markt vooruitlopend op het aflopen van ons huidig outsourcing contract.

Ook continueren we de doel- en rechtmatige inkoop van onze ICT als onderdeel van een moderne werkplekomgeving. Bedrijfsapplicaties waarvan het leverancierscontract voor gebruik en onderhoud aflopen, worden opnieuw ingekocht. Via het meerjarig vervangingsplan wordt de uitvoering georganiseerd en bewaakt. In 2025 staan het zaaksysteem voor het sociale domein, het financieel softwaresysteem, het bestuurlijk informatiesysteem en ons externe platform voor bedrijfsapplicaties geagendeerd voor vernieuwing. Voor de inkoop en implementatie van nieuwe systemen is additioneel incidenteel budget aangevraagd in de begroting 2025.

Om naar de toekomst toe de incidentele jaarlasten voor inkoop en implementatie effectiever in te zetten gaan we een reserve opzetten. Aan de hand van het meerjarig vervangingsplan wordt deze reserve ingezet en verantwoordt.

Een digitaal weerbare gemeente
Activiteiten op het gebied van Informatiebeveiliging nemen toe door verscherpte en aanvullende wet- en regelgeving. Een van deze ontwikkelingen is de Europese NIS2-richtlijn wat de cyber- en informatiebeveiliging voor bedrijven en overheden reguleert, inclusief gemeenten. De richtlijn wordt vertaald in nationale uitvoeringsbesluiten en fungeert als bindende wet. De exacte gevolgen van NIS2 en de andere ontwikkelingen worden langzaam maar zeker bekend. In 2025 verwachten we een handreiking vanuit de landelijke overheid voor de invoering van NIS2.

Daarnaast continueren we de invoering van het normenkader voor informatieveiligheid voor de overheid, de BIO, en toetsen met de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) de mate waarin de gemeente aan het normenkader voldoet.

In het kader van de digitale weerbaarheid voeren we ieder jaar een crisisoefening uit met diverse aandachtsgebieden wat inzicht moet geven op de digitale weerbaarheid van de gemeente. Aangedragen verbeteringen verwerken we in gemeentelijke plannen voor de bedrijfscontinuïteit en de dienstverleningsafspraken met onze leveranciers.

Onderzoeken Rekenkamer

In het eerste kwartaal van een jaar brengt de Rekenkamer een verslag uit van afgelopen jaar en legt een jaarplan voor aan de gemeenteraad. In het jaarverslag van de gemeente wordt, bij de paragraaf bedrijfsvoering, gerapporteerd over uitvoering van aanbevelingen van de onderzoeken van de Rekenkamer van de afgelopen vier jaar.

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording college vanaf boekjaar 2023

Vanaf boekjaar 2023 dient het college de ‘rechtmatigheidsverklaring’ af te geven. Het is van belang dat de beheersorganisatie van de gemeente in opzet, bestaan en werking voldoende waarborgen biedt voor een rechtmatig financieel beheer, dat wil zeggen in overeenstemming met relevante externe en interne wet- en regelgeving. Daarvoor is ook van belang om de 1e lijn (vakafdelingen) en 2e lijn (ondersteunende afdelingen) te versterken.

Ombuigingen en Fido

In het verleden zijn diverse ombuigingsplannen geweest. Voor boekjaar 2024 en 2025 is dat naar verwachting niet aan de orde. De gemeente houdt zich aan de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden).